Stel je voor dat je als (interim) recruiter werkt bij een organisatie en bij een nieuwe vacature zegt een manager: “gebruik de tekst van vorig jaar maar en ga zo snel mogelijk aan de slag met het vinden van geschikte kandidaten”. Je bent dan misschien geneigd om de tekst van de vorige keer te kopiëren en op de careersite te zetten. Maar om de juiste kandidaat voor de functie te vinden zijn meer acties nodig.
Wat ik uit ervaring weet, is dat als je bij de start niet alles goed uitvraagt en bespreekt, je later voor discussies of verrassingen komt te staan die je had kunnen voorkomen. Heb je het bijvoorbeeld gehad over wie er betrokken moet worden bij de interviewrondes? Sta jij samen met de managers die betrokken zijn op één lijn over wat de nieuwe kandidaat voor ervaring en kwaliteiten nodig heeft? Want als dat niet zo is, dan kun je je aan het einde discussie krijgen over wie aan te nemen. Om het optimale resultaat te behalen, is een goede start met een treffende vacaturetekst heel belangrijk. In deze blog deel ik drie redenen waarom een goede intake zo belangrijk is en hoe ik dit aanpak.
Ik start altijd met een intake met de manager. Het doel van dit gesprek is een zo goed mogelijk beeld krijgen van de functie, de taken en verantwoordelijkheden die daarbij horen. Minstens net zo belangrijk vind ik het antwoord op de vraag: wat is er zo gaaf aan deze rol? Wat zijn de harde eisen en zachte eisen? Wie worden betrokken bij het sollicitatie/interviewproces? Hoe ziet een gemiddelde week of dag eruit? Wat ik in de praktijk merk: juist doordat ik deze vragen stel, krijgt de manager en daarmee ook ik als recruiter meer duidelijkheid over waar we naar op zoek zijn. Dus niet alleen de tekst voor de vacature wordt duidelijker, ook het profiel van de kandidaat scherpen we zo verder aan. En soms komen we er samen achter dat het profiel iets moet worden aangepast, of dat we een ander niveau zoeken.
Doordat ik in een vroeg stadium de manager betrek bij het invullen van de vacature, stemmen we ook de verwachtingen goed af. Ik merk dat veel managers graag iemand aannemen die alles al kan. Dat is niet reëel, want mensen willen over het algemeen niet horizontaal overstappen. Voor de kandidaat moet het meestal een stap vooruit zijn. Als we bijvoorbeeld een senior manager zoeken, searchen we op een manager. Naast de inhoud van de job wil ik ook weten wat de harde en zachte eisen zijn, wat het salaris is, type contract en hoe het recruitmentproces eruitziet. En ik geef daar ook mijn advies over. Niet alle managers weten hoe ze de interviewrondes het beste kunnen insteken. Vanuit mijn ervaring kan ik goed inzoomen het niveau van de functie en adviseren over de daarbij behorende interviewrondes. En hoe je de interviews inhoudelijk het beste kunt doen. Door de intake hebben we hetzelfde beeld van de kandidaten die geschikt zijn voor de functie en over de aanpak. Dit is essentieel om de vacature succesvol in te kunnen vullen.
Omdat ik na mijn intake goed op de hoogte ben van alle ins en outs van de vacature, kan ik deze input goed gebruiken bij het vinden en enthousiasmeren van kandidaten. Bijvoorbeeld: als ik een goede kandidaat aan de lijn heb die aan lijkt te sluiten, dan weet ik de juiste pluspunten te benadrukken over de vacature om hem of haar te enthousiasmeren.
Kandidaten bellen vaak met algemene vragen over de vacature. Ze zijn dan nog in de oriëntatiefase. Ik probeer dan meteen ook meer achtergrondinfo te krijgen over die kandidaat, zodat ik kan inschatten of het een goede stap voor hem/haar zou kunnen zijn. En dus ook of het de match kan zijn voor de vacature waarvoor we aan het werven zijn.
Een intake is geen checklist die je even afstreept en waarvan je dan kunt zeggen: klaar! Het is maatwerk en iedere keer weer anders. Om de juiste mensen binnen te halen is het belangrijk dat je als (interim) recruiter vanaf het begin al samenwerkt met de manager, adviseert en meedenkt. Door de intake goed te doen, kun je meteen de juiste kandidaten selecteren, een pakkende tekst schrijven en de juiste vervolgacties in gang zetten.
Kortom: de juiste kandidaat vinden voor een functie valt of staat met de intake.
